La Posta Elettronica Certificata si evolve

Chiunque lavori in un’azienda ricorderà sicuramente come nel 2013, quando fece la propria comparsa la PEC, all’iniziale curiosità sia seguita quasi subito una serie di complicazioni che si sono tradotte, in diversi casi, in veri e propri problemi amministrativi e legali.
PECOrganizer, oggi, è il software interamente italiano che si pone l’obiettivo ambizioso di rendere la Posta Elettronica Certificata -il solo mezzo di comunicazione ufficiale riconosciuto fra Pubblica Amministrazione e Impresa, e quindi una presenza comunque irrinunciabile - uno strumento che le aziende siano addirittura entusiaste di usare.
 
I presupposti ci sarebbero tutti: lo scopo per cui la PEC è stata inventata è di per sé più che interessante. Si tratta infatti del solo metodo per dare una completa certificazione del recapito e del contenuto (tratto, quest’ultimo, che la rende superiore perfino alla tradizionale Raccomandata Postale, che poteva dare la prima ma non la seconda) di un messaggio – in questo caso, naturalmente, elettronico.
Il problema è nato però in collegamento con il metodo utilizzato per evitare a monte qualsiasi possibile sotterfugio o scappatoia; il meccanismo, infatti, prevede che la semplice ricezione del messaggio di posta sia istantaneamente equiparata alla sua lettura. In altri casi, questo passaggio logico sarebbe ineccepibile: non così, purtroppo, con le caselle di Posta Elettronica Certificata, dato che spesso le Aziende – per diverse vicissitudini – ne hanno svariate e non le tengono tutte monitorate con regolarità, arrivando sovente a dimenticarsi del tutto di alcune di esse.
 
In questo modo, ovviamente, i messaggi inviati a quegli indirizzi non vengono letti, e quindi non vengono presi i provvedimenti in essi richiesti; il sistema ne certifica però l’arrivo in modo incontrovertibile, esponendo l’Azienda a ripercussioni anche significative da un punto di vista legale.
Già nell’anno successivo all’introduzione della PEC, il 2014, Euroged mise sul mercato la prima versione della propria applicazione progettata appositamente per risolvere questa impasse, dandole il nome di PECOrganizer.
Sei anni dopo, questo rimane l’unico software specializzato e interamente dedicato alla gestione interna delle PEC in Azienda, coprendone il tracciamento, l’archiviazione e l’utilizzo condiviso.
 
Come abbiamo visto, il problema della PEC nasce a livello di server di posta, dove i messaggi vengono recapitati e immediatamente ne viene certificata la consegna.
PECorganizer, per questa ragione, si inserisce proprio fra questo server e l’utente finale che, in ufficio, deve leggere i messaggi: in questa posizione privilegiata, come strato intelligente di gestione, permette di rendere la PEC facile da usare, di monitorarla costantemente, e di aumentarne il livello di sicurezza.
Innanzitutto, infatti, PECOrganizer raccoglie i messaggi da tutte le caselle di Posta Elettronica Certificata di pertinenza dell’Azienda, permettendo di usare un’unica password per accedere a tutti i messaggi: questo risolve immediatamente il più evidente dei problemi della PEC, assicurando all’azienda di poter prendere visione di tutti i messaggi di posta certificata che le vengono inviati, e impedisce quindi i ritardi e le inadempienze cui abbiamo accennato.
Oltre a questo, però, PECOrganizer scarica anche nel proprio archivio interno tutti i messaggi; questo mantiene libero lo spazio sul server di posta certificata, e impedisce quindi che altri messaggi importanti possano non essere recapitati per un errore di Casella Piena.
Oltre a questo, con una funzione di grande utilità per il management, la suite software di Euroged permette di monitorare in qualsiasi momento quale utente abbia di fatto aperto e letto un qualsiasi messaggio di PEC,
 
Il risultato dell’implementazione del software è riassumibile in tre punti, collegati alle tre figure principali che fanno uso della PEC in azienda:
- L’impiegato, che deve leggere i messaggi di PEC e agire di conseguenza, può farlo direttamente dalla stessa applicazione che usa per tutte le e-mail, e può verificare se qualche altro collega si stia già occupando di un messaggio che sta vedendo sul proprio schermo oppure no;
- Il supervisore può controllare che tutti i messaggi PEC vengano seguiti da qualcuno, così da evitare qualsiasi rischio di dimenticanza;
- L’IT Manager può controllare gli accessi di qualsiasi utente attribuendoli e revocandoli da un unico pannello di controllo, senza bisogno di intervenire sulle configurazioni generali, il che garantisce un elevatissimo livello di sicurezza.
 
Lo scopo di Euroged, come abbiamo detto, è fare un passo ulteriore: dopo avere fatto in modo che la PEC cessi di essere un problema, farla diventare uno strumento utilizzato attivamente e sfruttandone i punti di forza, che sono significativi.
Con più di trecento aziende che hanno adottato PECOrganizer, e molte che stanno effettivamente cominciando ad usare la PEC di propria iniziativa e senza esitazioni, pare un obiettivo pienamente raggiungibile.