L'archiviazione elettronica fra risparmio di tempo e denaro

L'archiviazione digitale dei documenti è un metodo veloce ed infallibile per ottenere il miglior risultato possibile in termine di gestione delle informazioni.
Grazie alle nuove tecnologie, e a piattaforme dedicate, è possibile gestire i documenti, la loro
archiviazione elettronica, e i processi di trasmissione delle informazioni interne ed esterne di un'azienda.
Ogni azienda ha al proprio interno un ricco patrimonio di informazioni.
 
Si tratta di documenti relativi a progetti, prodotti, clienti e fornitori, che è necessario gestire nella maniera più adeguata e soprattutto in totale sicurezza.
Grazie all'archiviazione elettronica dei documenti è possibile ottenere un elevato risparmio in termini di tempi, laddove si procede con le operazioni di classificazione e catalogazione, e nei frangenti in cui ci si dedica alla ricerca dei documenti.
 
 I vantaggi dell’archiviazione elettronica dei documenti 
L'archiviazione elettronica di fatto consente di assicurarsi tutta una serie di vantaggi.
Come detto si parte dalla riduzione radicale dei tempi dedicati alla classificazione e al recupero delle informazioni, e si passa agevolmente alla velocizzazione nello sviluppo delle attività tipiche d'ufficio, e all'aumento del rendimento produttivo.
L'archiviazione elettronica inoltre è un toccasana in termine di riduzione dei costi e dei consumi della carta, possibile sfruttando prima di tutto le opportunità offerte dall'invio tramite posta elettronica dei documenti.
 
L'archiviazione digitale consente di creare workflow, ovvero flussi documentali, che sono garanzia di un monitoraggio costante, e passo dopo passo mettere a punto un percorso specifico per ogni tipologia di documento.
Grazie alla sicurezza degli accessi l'archiviazione gode delle massime garanzie, così come risulta sicuro il controllo delle attività di archiviazione digitale.
Ultima ma non per importanza l'opportunità di migliorare le relazioni con clienti, fornitori e i collaboratori.
 
 Differenze fra archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva 
Nonostante la similitudine è bene non confondere il processo di archiviazione elettronica con quello di conservazione sostitutiva.
La prima infatti non deve osservare alcuna disciplina normativa e può essere organizzata ad uso e consumo dell'azienda, nella maniera che meglio risponde alle esigenze imprenditoriali, per ottenere i più ampi benefici come ad esempio un accesso facile e immediato, un percorso di ricerca dei documenti semplice e funzionale.
 
Considerando invece la conservazione sostitutiva identifichiamo il processo informatico che,
grazie all'utilizzo della firma digitale e della marcatura temporale, consente alle aziende di archiviare i documenti soprattutto quelli fiscali, quali sono i libri contabili e le fatture, tutte rigorosamente in formato digitale.

Se l'archiviazione elettronica e la conservazione sostitutiva si differenziano in termini di disciplina normativa non esistono difformità in fatto di utilizzo della tecnologia laddove si evidenziano i processi di archiviazione.
 
 L'archiviazione obsoleta può creare danni all'azienda 
Un'archiviazione arretrata, che non è al passo con i tempi e le esigenze, può creare tutta una serie di inconvenienti in azienda.
Un utente disattento può perdere un documento, oppure per errore può archiviarlo in un settore sbagliato innescando una serie di conseguenze negative.
Inoltre un sistema ormai superato non permette di condividere i documenti fra più utenti contemporaneamente, può risultare poco protetto rispetto alle soluzioni digitali, e può essere alla mercé di malintenzionati o di avvenimenti inattesi e funesti come ad esempio alluvioni, incendi o altro ancora.